PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
ANGELICA ARENAS MURCIA
MAURICIO PUIN LÓPEZ
PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EL PLATAL
1. FASE DE ANALISIS
Levantamiento de información
Aspectos estratégicos
Objetivos estratégicos:
Mayor rentabilidad
Ganar una mayor participación en el mercado. (créditos y depósitos a termino fijo)
Factores críticos de éxito:
Los siguientes factores críticos de éxito permitirán avanzar en el logro de los objetivos estratégicos de la siguiente forma:
% de participación en el mercado – Mayor rentabilidad y mayor participación en el mercado.
Margen de intermediación – Mayor rentabilidad
Plazo promedio de los depósitos de ahorro – Mayor rentabilidad
Tiempo en desembolso y expedición de los CDT’s – Mayor participación en el mercado
Creación de nuevas modalidades de crédito – Mayor rentabilidad y mayor participación en el mercado.
Variables necesarias para la medición de logro de los O.E.
Porcentaje de aumento en la colocación de créditos en comparación al último año.
Utilidad en el margen de intermediación.
Porcentaje de aumento en la captación de recursos en comparación al último año.
Porcentaje de disminución en los gastos administrativos y operativos.
Variables necesarias para la medición y el monitoreo de los F.C.E.
Porcentaje de aumento en clientes nuevos en comparación al último año.
Volumen de captación Vs. Volumen de colocación (Me mostrará que tanto de los recursos de captación me generan utilidad por la colocación en créditos.)
Porcentaje de aumento en el plazo de los depósitos de ahorro.
Tiempo de desembolso El Platal Vs. Tiempo de desembolso Competencia
Tiempo de expedición de los CDT´s Vs. Tiempo de expedición competencia.
Número de colocaciones en las nuevas modalidades de crédito.
Descripción de la situación actual
Descripción de Procesos
Diagrama DFD Niveles 0, 1, 2 y 3 Click aquí
Diccionario de Datos (ver Anexo) Click aquí
Descripción de Flujos de Datos
Descripción de Almacenamientos
Descripción de Detalles de Procesos
Tablas de decisión
Modelo Físico
Matriz de Procesos vs. Dependencias (Ver anexo - Excel)
Análisis de la situación actual
Evaluación del modelo de la situación actual
IDENTIFICACION DE PROCESOS
Procesos ineficientes:
Chequeo de documentos (no tiene una validación efectiva y/o estandarizada)
Garantías (No tiene un almacenamiento que permita consultar las mismas)
Cartera (No efectúan una evaluación adecuada al cliente por no tener herramientas de consulta)
Procesos ineficaces:
Análisis Financiero, es un proceso que no tiene como validar las garantías si ya fueron “atadas” a otra obligación y no posee un elemento adecuado para definir si un cliente que ya tenía créditos con el platal tenia un buen habito de pago o no.
Susceptibles de automatizar:
Garantías (A través de la validación del analista y el chequeo de documentos es posible que al momento de ingresarlos en un sistema de información no sea necesario realizar un nuevo proceso de verificación para identificar que documentos se envían a un almacenamiento).
EVALUACIÓN DE FLUJOS DE DATOS
Incompletos:
Consulta cobros (desde el almacenamiento “obligaciones” a el proceso 3.3 “cartera”)
Nuevos flujos requeridos:
Grabación de garantías (desde el proceso 3.2.1 a Archivo Garantías)
Consulta Historial (desde el Almacenamiento “Obligaciones” al proceso 3.1 “Análisis”)
Evaluación de Almacenamientos
Obligaciones, esto debido a que no se puede consultar el histórico del hábito de pago de los clientes vigentes o que hayan cancelado las obligaciones.
Nuevos Almacenamientos requeridos
Garantías
Análisis del Modelo Físico
Revisión del Flujo de Procesos por las dependencias actuales:
El flujo de procesos podríamos decir que es correcto pero lo más relevante del caso es que no existe un flujo de consulta que permita identificar las garantías que ya se encuentran “atadas” a un crédito vigente, así mismo para el área de cartera no le es posible identificar un histórico de sus clientes antiguos y vigentes, la línea de colocación es correcta pero se podría identificar a este problema como uno de RETROALIMENTACIÓN, ya que los flujos que hacen falta son de consulta principalmente.
Revisión de los recursos actuales
Los recursos actuales son ineficientes, por ejemplo el área de garantías no tiene un sistema de archivo correcto; menciona el caso que las garantías se archivan en carpetas, motivo por el cual no tiene la facilidad de identificar fácilmente las garantías que ya se encuentran con créditos vigentes, pero el problema no se solucionaría con archivística ya que por más que se encuentre un orden eficaz, lo que se necesita es un sistema que me pueda informar rápidamente, ya sea con señales de alarmas u otros factores que la garantía sobre la cual se está tomando una nueva obligación ya se encuentra pignorada o hipotecada por ejemplo. Así mismo la estructura de colocación posee deficiencias para la validación de documentos lo que genera retrasos con el cliente y perjudica la imagen de la empresa.
Análisis de la situación actual desde la perspectiva de:
Capacidad:
La empresa el PLATAL, según el caso no cuenta actualmente con una capacidad de ser competitiva en su proceso de colocación para poder enfrentar el mercado actual al igual que toma riesgos de tipo fiscal.
Coordinación:
No tiene una adecuada coordinación entre los procesos que comprenden la colocación de créditos, incurriendo en errores repetitivos que afectan la imagen de la empresa, como se ha nombrado anteriormente en mayor parte por la ineficaz retroalimentación para la colocación y conocimientos de cliente actual.
Control:
No evidencia un sistema de control operativo que busque el menor riesgo en el tipo de operaciones.
Algunos procesos al ser ineficientes y no controlados permiten que la Dian o la Superintendencia generen multas o sanciones por este aspecto.
Competitividad:
El principal inconveniente que enfrenta EL PLATAL, es que si no posee las herramientas nombradas anteriormente no puede ser competitivo ya que sus factores críticos de éxito no superan las expectativas que serían normales para una empresa de esta índole.
Adicionalmente a pesar de que sus colocaciones se encuentran en un tiempo que supera “sus propias expectativas” se esperaría que fuera un estándar de oro y no con excepciones como lo menciona el caso por falta de una buena validación y/o análisis.
Identificación de requerimientos:
Sistema que permita identificar las garantías ya atadas a obligaciones vigentes y/o canceladas.
Un sistema que permita identificar el historial de pago de clientes que hayan tenido o tiene obligaciones con EL PLATAL.
Parámetros de validación más efectivos que no permitan que el proceso de aprobación de un crédito sea demorado o restringido.
Fase de Diseño
Objetivos de Diseño
Objetivos desde la perspectiva estratégica
Aumentar la rentabilidad a partir de la optimización y estandarización de los procesos en colocación de crédito que permita un estudio más rápido y seguro para EL PLATAL.
Ganar una mayor participación en el mercado a partir de un sistema que permita a la gerencia conocer más la organización y su estado actual a través de los clientes vigentes y no vigentes con lo cual se puedan generar estrategias de fidelización.
Objetivos a lograr con la modificación de los procesos
Un mayor control en el proceso de colocación.
Minimizar el riesgo
Disminución en el tiempo de aprobación
Objetivos a lograr con la modificación de flujos
Minimizar el riesgo (p.e. Misma garantía, dos obligaciones; cliente antiguo, consultar habito de pago)
Mejorar el control de las garantías.
Objetivos a lograr con la modificación de almacenamientos
Optimizar el proceso de análisis de crédito.
Requerimientos de Software Aplicativo
Módulos de software requeridos para cada proceso/subproceso
Proceso: 3.1 – Análisis
Debe validar en forma correcta la información del cliente tales como:
Centrales de riesgo
Listas negras
Hábito de pago obligaciones que tenga o haya tenido con EL PLATAL
Verificación efectiva de la garantía (s) que presenta el cliente.
Proceso 3.2 – Garantías
Debe tener los campos necesarios que permitan una validación efectiva y una consulta rápida para el analista.
Debe especificar los rangos de mora de los créditos vigentes y/o cancelados.
Debe especificar que documentos existen en el almacenamiento “documentos cliente”
Diseño de Entradas al sistema
Proceso: 3.1 – Análisis
Confirmación del chequeo de documentos.
Confirmación positiva de la validación de las referencias
Datacrédito, Cifin, Listas negras (estado ok)
Confirmación positiva de que la garantía este libre para pignorar.
Rango y/o hábito de pago (si el cliente ya tuvo vínculos con EL PLATAL.)
Proceso 3.2 – Garantías
Aprobación por parte del analista
Condiciones de la nueva obligación:
Tasa
Plazo
Monto
Tipo de crédito
Datos Cliente
Cédula
Nombre
Datos de la garantía
Condiciones especiales.
Diseño de Salidas del sistema
Proceso: 3.1 – Análisis
Aprobación y/o negación de la solicitud.
Tasa aprobada
Plazo aprobado
Vistos buenos
Tipo de riesgo cliente
Observaciones
Monto a girar
Requisitos adicionales
Aplazamientos
Proceso 3.2 – Garantías
Condiciones nueva obligación: Alimenta almacenamiento “Obligaciones”
Información de la garantía: Alimenta almacenamiento “Garantías”
Listado de documentos: Alimenta almacenamiento “Documentos cliente”
Diseño del Modelo Físico
Relación de procesos con dependencias de la organización
Proceso: Análisis, tiene relación con la dependencia de Contabilidad para efectuar el desembolso al cliente.
Asignación de módulos de software por puesto de trabajo: que puestos de trabajo van a operar cada módulo del software aplicativo.
Modulo de consulta e ingreso de datos: Analista de crédito
Modulo de ingreso de datos: Auxiliar de garantías
Modulo de consulta: Gerencia y directivos
Tipo de redes de datos a implementar
Redes de área local
